Merhaba Sevgili Okurlar,

Bu köşede sizlerle “Mali İşler Perspektifinden Turizm Sektörüne 360° Bakış” başlığı altında bir yolculuğa çıkacağız. Amacım, dünyadaki tüm işletmelerde yer alan ve bu işletmelerin temel taşı olan Mali İşler biriminin detaylarını, turizm sektörü özelinde nasıl işlediğini, ne kadar kritik bir rol üstlendiğini ve nasıl daha efektif kullanılabileceğini sade bir dille anlatmak.

Bunu yaparken Mali İşlerin alt fonksiyonlarını, bu alt fonksiyonların kendi aralarındaki ve diğer departmanlarla olan ilişkilerini, belli başlı görev başlıklarını ve birimlerini inceleyeceğiz. Hazırladıkları raporları, çalışmalarında odaklandıkları dönemleri ve konuları, yönetim kararlarında nasıl kullanıldıklarını da irdeleyeceğiz.

Günümüzde hızla gelişen teknoloji ve yapay zekâ ile bu fonksiyonların nasıl etkileşim içinde olduklarını değerlendireceğiz.

Bugün “Finansal Muhasebe” ile başlıyoruz. Gelecek aylarda farklı konulardan bahsetmeye devam edeceğiz…

I) Finansal Muhasebe; Kurallardan Kararlara / Financial Accounting; From Rules to Decisions

Tüm şirketler, birçok kanun, mevzuat ve düzenleyici kurumun kurallarına uygun olarak işlemlerini, belirlenen süreler içinde kayıt altına almak zorundadır. Bu işlemlerin nasıl takip edileceği ve sınıflandırılacağı, turizm sektöründe gerçekleştirdikleri faaliyetlere göre farklılık gösterir.

Sektördeki ana faaliyetler; konaklama hizmetleri, ulaşım hizmetleri (havayolu, cruise, araç kiralama vb.), seyahat acenteciliği, tur operatörlüğü, eğlence ve rekreasyon hizmetleri (tema parklar, organizasyonlar, doğa sporları vb.), sağlık ve termal işletmeler, yeme-içme hizmetleri, online rezervasyon ve tatil planlama siteleri, sektörel bilgi ve haber portalları, alışveriş ve hediyelik eşya gibi farklı iş alanlarını kapsar. Bazı işletmeler bu faaliyetlerin sadece birine odaklanıp uzmanlaşırken, bazıları birkaç farklı alanda büyüyerek grup şirketler hâline gelmiştir.

Bu yazının konusu olan “Finansal Muhasebe’nin” ana odağı, geçmiş işlemlerdir. Başlıca alt birimleri ise genel muhasebe, maliyet muhasebesi, vergi muhasebesi, alacak muhasebesi, borçlar muhasebesi ve sabit kıymetler (yatırım varlıkları) gibi farklı alanlardan oluşur.

Mali işlemler kayıt altına alınırken kullanılan hesap planları (gelir, gider ve maliyet hesapları), sektördeki faaliyete göre ve yapılacak çalışmalarda veri kaynağı olabilecek şekilde oluşturulmalıdır. Kayıtlar yapılırken açıklamalara ve detaylara hâkim olunmalı, doğru sınıflandırma yapılmalıdır. Kullanılacak muhasebe sistemleri (ERP yazılımları), turizm sektörü ve hizmet işletmelerine uygun olarak seçilmelidir.

Bu ERP yazılımları; turizm sektöründe kullanılan ön büro sistemleri (Front Office Systems), rezervasyon sistemleri (Reservation Systems), CRM programları (Customer Relationship Management), biletleme yazılımları (Ticketing Software), ulaşım işletmelerinde tarife ve rota sistemleri, filo yönetim sistemleri ve online seyahat acentesi (OTA) sistemleri gibi ticari sistemlerle uyumlu olmalı; gerekli entegrasyonlar sağlanmalıdır.

Finansal muhasebenin alt birimlerinden olan “Maliyetlerin Yönetimi” (Cost Control), turizm sektörü açısından hassas ve önemi günden güne artan bir konudur. Oda başı maliyet, misafir başına maliyet, rezervasyon/müşteri başına operasyonel maliyet gibi metrikler takip edilmelidir. Bunların dışında sezon dışı sabit giderler ve genel yönetim maliyetlerinin genel kârlılığa etkisi de göz önünde bulundurulmalıdır. Aylar, sezonlar ve yıllar arasındaki maliyet dalgalanmaları karşılaştırılmalıdır. Çıkan raporlar ve sonuçlar ne kadar doğru ve hızlı elde edilirse, yönetimsel karar alma süreçleri o kadar sağlıklı olur.

“Vergi Muhasebesi”, tüm işletmeler için önemli ve ayrıca uzmanlık gerektiren bir alandır. Türkiye içinde veya başka ülkelerde faaliyet gösteren turizm işletmeleri, bağlı oldukları ülkelerin yasa ve mevzuatlarına tabidir. Gelir vergisi, KDV oranları ve yasal uygulamalar farklılık gösterir. Farklı ülkelerde bağlı ortaklıkları, iştirakleri veya operasyonları olan grup şirketler bu açıdan çeşitli zorluklarla karşılaşabilir. Sektör açısından önemli olan kur hareketlerinin vergi hesaplamalarına farklı etkileri olabilir. Sezonluk geçici vergi dönemleri, vergi planlaması, vergi avantajları, vergiden kaçınma, teşvikler, destekler ve istisnalar faaliyet koluna göre hassasiyetle planlanmalı ve takip edilmelidir. Son dönemde sürekli yasa ve mevzuat değişikliklerine maruz kalan ve ilave vergi yüküne uğrayan turizm şirketlerinde bu konuların anlık takibi ve denetlenmesi büyük önem taşımaktadır. Bu alanda yapılacak hatalar, işletmelere vergi cezası olarak dönebilir, ayrıca işletmelerin ve sermaye sahiplerinin ticari ve şahsi itibarını olumsuz etkileyebilir.

Turizm sektörü; dinamik, siyasi, ekonomik ve sosyal olaylardan hızlı etkilenen, kırılgan bir sektördür. Mali açıdan doğru pozisyonda olmak ve alacakları doğru vadede tahsil etmek çok önemlidir. Bu da “Alacak Muhasebesi”nin (Account Receivable) doğru parametrelerle oluşturulmasıyla mümkündür. Bireysel, kurumsal ve grup müşteri alacakları sözleşmelere göre düzenli şekilde takip edilmelidir. Ön ödemeler, verilecek hizmetler, no-show, erken çıkış iadeleri, hizmet değişiklikleri (upgrade, oda, tarife, sefer, rezervasyon, sipariş, ilave talepler vb.) kayıt altına alınmalıdır. Ön ödeme, garanti ve esnek (flexible) alacaklar kayıtlara doğru şekilde yansıtılmalıdır.

Ani krizlerde veya sektörün daraldığı dönemlerde işletmenin alacağı olan paranın henüz tahsil edilmemiş olması, işletmenin varlığını sürdürmesi açısından risk oluşturur. Sektörde özellikle B2C çalışan, direkt tahsilat yapan ve müşteri sayısı fazla olan şirketlerin alacak yönetimini etkin yürütmeleri gerekir. Tedarikçi mark-up (satış fiyatı ile marjinal maliyet arasındaki fark) tutarları dikkatle hesaplanmalıdır. Ancak tüm bunları yaparken, kısa vadeli veya peşin satışlar dengesini doğru ayarlayamamak, işletmenin satışlarını olumsuz etkileyebilir ve rekabet gücünü azaltabilir.

“Borçlar Muhasebesi” (Account Payable), tedarikçilere olan borçların ve ödemelerin yönetilmesini sağlar. Maliyet kontrol (Cost Control), satın alma, depo ve finans departmanlarıyla yakın iş birliği içinde çalışır. Otellerde, yüksek hacimli gıda ve içecek alımlarının ödeme planları; bu ürünlerin tüketim, gelir/tahsilat dönemlerine paralel şekilde oluşturulmalıdır. Mutabakatlar, mal/ürün iadeleri, komisyonlar, fatura altı indirimler, promosyonlar ve ödeme kesintileri düzenli olarak takip edilmeli, işlemler eksiksiz gerçekleştirilmelidir.

“Sabit Kıymetlerin Takibi”; otel binaları, mobilya ve dekorasyon malzemeleri, mutfak ve servis ekipmanları, araçlar (servis, shuttle, personel taşıma), bilgisayarlar, POS cihazları ve yazılım lisansları gibi varlıkların takibi, turizm işletmeleri açısından önemlidir. İşletmelerde yüksek değerli ve yoğun kullanılan varlıklar bulunur. Bu varlıkların doğru takibi yapılmazsa hem mali tabloların güvenilirliği zarar görür hem de işletme verimliliği düşer. Sektörde bu konuda genellikle kayıt hataları, amortisman hataları, envanter eksiklikleri, sorumluluk belirsizliği, hurda/satış takibi eksikliği, departmanlar arası uyum problemleri ve sistem/personel yetersizlikleri gibi sorunlar yaşanmaktadır.

Yukarıda bahsi geçen tüm alt birimler ayrı bilgi ve uzmanlık gerektirir. Şirketlerin, turizm sektörü içindeki faaliyetlerine göre bu alanların önemli olanları belirlenmeli ve iş akışları titizlikle tasarlanmalıdır.

Muhasebe verileri yalnızca yasal yükümlülükleri yerine getirmekle kalmamalı; aynı zamanda yöneticilerin stratejik kararlar almasına da olanak tanımalıdır. Etkin bir muhasebe sistemi, doğru ve sağlıklı veri akışı sağlayarak rekabet gücünü artıran en önemli unsurlardan biridir. Günümüzde doğru ve anlık veri erişimi, hızlı aksiyon alma ve etkin karar verme süreçleri açısından kritik öneme sahiptir.

Dijital dönüşümü benimsemeyen, bu alanda yatırım yapmayan ve adaptasyon sağlayamayan şirketler ve yönetimler yakın zamanda olumsuz sonuçlarla karşılaşacaktır. Bu değişimi bir fırsat olarak gören ve dijitalleşmeye yatırım yapan işletmeler ise rekabette önemli bir avantaj elde edecektir.

Bu alandaki yapay zekâ uygulamalarına değinecek olursak; muhasebe işlemlerinde otomasyon, hata ve mevzuata uygunluk tespiti ile karar destek sistemleri alanında bir dönüşüm yaşanmaktadır. Fatura işleme, belge sınıflandırma, anormallik tespiti gibi görevler artık makine öğrenmesi tabanlı algoritmalarla daha hızlı ve hatasız şekilde yapılabilmektedir. Devlet ve idari kurumlar da bu sistemleri etkin şekilde kullanmakta, bu şekilde inceleme ve kontrolleri daha kapsamlı yapmaktadır.

Mali işler çatısı altındaki finans, bütçeleme ve planlama, vergi yönetimi, iç denetim ve kontrol, mali analiz ve raporlama, insan kaynakları ve bordro gibi tüm fonksiyonlar birbirleriyle yakın iş birliği içindedir. Bu ilişki ağında yaşanacak aksaklıklar, diğer tüm süreçleri olumsuz etkiler ve yanlış yönlendirmelere yol açabilir.

Ayrıca turizm sektörünün diğer departmanları olan satış, pazarlama, üretim, operasyon, ürün, insan kaynakları, satın alma, kontrat, depo/lojistik, bilgi teknolojileri (BT), hukuk/sözleşme, strateji/planlama ve Ar-Ge departmanlarıyla da sağlıklı iletişim, bilgi paylaşımı ve doğru veri akışı sağlanmalıdır. Bu koordinasyon, doğru sonuçların elde edilmesini ve etkin kararların alınmasını mümkün kılar.

“Finansal Muhasebe”, tüm bu fonksiyonların ve farklı departmanların çalışmaları için temel veri sağlar ya da yapılan işlemleri kayıt altına alır. Bu nedenle, hepsi arasında bir merkez ve köprü konumundadır.

Şirketlerde gerçekleşen ya da gerçekleşmeyen tüm işlemler, ulaşılan ya da ulaşılamayan tüm hedefler, günün sonunda er ya da geç muhasebeye, yani “tabelaya” yansıyacaktır. Şirketlerde farklı departmanlar tarafından hazırlanan veya hazırlanabilecek satış, kârlılık, yatırım planı, tadilat planları, uzun veya kısa vadeli kiralamalar, hak ve varlık alımları ve maliyet raporları gibi işin ticari boyutunu yansıtan, hayati öneme sahip raporların muhasebe kayıtlarına dayanmaması veya bu kayıtlarla örtüşmemesi, söz konusu raporların gerçeği yansıtmadığı anlamına gelir. Bu durum, işletmeleri yanlışa sürükler, yöneticilere yanlış kararlar aldırır ve sonunda gerçek finansal sonuçlar beklentiden farklı gerçekleşir.

Finansal muhasebe, turizm sektöründe sadece rakamları kaydetmekten ve vergi hesaplamaktan ibaret değildir; işletmenin geleceğini şekillendirir. Doğru ve zamanında yapılan kayıtlar ve bunlara dayalı rapor ve analizler doğru kararların temelidir. Dijitalleşme ve yapay zekâ bu süreci hızlandırırken, güçlü bir mali yapı rekabetin anahtarıdır. Unutmayalım ki, ölçülmeyeni yönetmek mümkün değildir.

“Ölçülebilen, yönetilebilir.” /  "What gets measured gets managed."

Övünç İŞLER