Otellerin finans departmanlarının ve yöneticilerinin pandemi sonrası daha da önemli bir konuma geldiği bir gerçek.

Hedeflerin kestirilemez olduğu ve maliyet kontrollerinin her zamankinden daha da önemli olduğu bu günlerde, yetkin finans yöneticileri, şirketleri fırtınalı denizlerde limana ulaştıran deneyimli kaptanların rolüne sahipler.

Otel yönetimleri ve finans bölümü tarafından yapılan yıllık bütçeler pandemi koşulları ve pazardaki belirsizlikler sonucu artık tutmuyor maalesef. Bu yüzden aylık olarak revize edilen gelir-gider bütçeleri ve buna bağlı alınan yönetim kararları otellerin en az hasarla operasyonlarına devam etmelerini mümkün kılıyor. Bir sene öncesinden hazırlanan bütçeler ile otel operasyonlarını yönetmek isteyen mal sahibi ve profosyenel yöneticiler, hantal yapı yüzünden gerekli kararları zamanında almayarak zarara uğruyorlar.

Günümüz koşullarında gelirlerin ve masrafaların kontrolü çok önemli. Pazarlar her geçen gün farklılaşıyor.  Pandemi ve politik koşullar yüzünden ülkeler kapıları kapatıp uçuşları her an iptal edebiliyorlar. Klasik her şey dahil otelcilik yapan ve büyük tur operatörleri ile anlaşan otelciler bir gecede değişen politikalar yüzünden boş kalabiliyor ve sonuçta otellerini geçici olarak kapatmaya kadar gidebiliyorlar. Bu dönemde yumurtaları tek bir sepete koymamak ve mümkün olduğunca farklı pazarlara yönelip gerçek bir gelir yönetimi yapmak gerekiyor. Tesisin bir bölümünü yurt dışı farklı ülkelerin tur operatörlerine, bir bölümünü yerli acentalara ve online satışlara bölecek şekilde bir planlama yapmak gerekiyor. İyi bir gelir yöneticisi ve finans yöneticisi gerekli planlamaları yapıp değişen pazar koşullarına göre gerekli revizeleri yaparak geliri maksimize etmesi gerekmektedir.

Her patronun hedefi otelini sezon içerisinde 100% e yakın bir dolulukta çalıştırmaktır. Gece olduğunda bütün oda ışıkları yanıyorsa ve otel 100% dolmuşsa patron da mutludur çalışanlarda. Bütün ticari işletmeler gibi otelcilikte de amaç para kazanmak ve kar elde etmektir. Doğru fiyat stratejisi yapılmadan sadece doluluğa yönelik yapılan bir planlama ve satış, otele istenilen karlılığı getirmeyecektir. Oda satış planları yapılırken sadece doluluk değil ortalama oda fiyatları ve pazar karmasına da bakmak gerekmektedir. 

Doluluk önemlidir ama daha önemlisi satılabilecek odabaşı elde edilen gelirdir. Bu da toplam oda gelirlerini toplam oda kapasitesine bölerek bulunur. Oteli 100% doldurup elde ettiğiniz geliri doğru bir satış planlaması ile 70% dolulukta da elde edebilirsiniz. Oteli doğru zamanda doğru fiyata satarsanız daha düşük dolulukta bile aynı geliri elde edersiniz. Maliyetler de düşük olacağından dolayı karlılığınız otomatik olarak artacaktır. Sonuçta otel bol kepçe lokantası zihniyetinden çıkacak, misafirleri ve çalışanları daha mutlu ve gereksiz yıpranmayan bir tesis haline gelecektir.

Masrafları kısmak bir tecrübe gerektirir. Misafir ve personel memnuniyetini etkileyecek şekilde masrafları kısmak bindiğin dalı kesmek olur. Bir iki ay ya da bir sezon kazanırsınız ama uzun vadede kaybeden siz olursunuz. Sezonda bütün masrafları gereğinden fazla kısarsanız misafir memnuniyeti düşer ve gelecek sezon misafir bulmakta zorlanırsınız. Ya da aynısını personele uygularsanız gelecek sezon çalışacak personel de bulmazsınız. Tüm süreç kontrollü yürümelidir. Amaç sürdürülebilir bir otel için gerekli tasarruf önlemlerini hayata geçirebilmektedir.

Otellerde en yüksek gider kalemleri personel, yiyecek-içecek ve enerji maliyetleridir. Bu üç kalemi doğru bir şekilde planlarsanız, maliyetin büyük bir kısmını kontrol etmiş olursunuz. Maliyetleri kontrol ederken müşteri ve personel memnuniyetini etkilemeyecek şekilde akılcı yöntemler uygulamak gerektiğini unutmamak gerekir.

Dinamik bir operasyon için dinamik bir finans departmanı yapılanmanız olması gerekiyor. Sadece kayıt ve evrak işi yapan alışagelmiş muhasebe birimleri artık eskide kaldı. Artık daha etkin, operasyon ile iç içe ve gerekli bütün aksiyonları zamanında alan finans yöneticileri hem işletmelerin karlılık oranlarını yükseltiyor hem de krizlerin en az hasarlarla atlatılmasını sağlıyor. Finans yöneticileri hem patronlar hem de üst yönetim için gerektiğinde danışman, gerektiğinde de yol arkadaşı olarak görev yapıyorlar. Kendisini otel operasyonundan soyutlamış ve sadece eski yöntemlerle işleri yürüten yöneticilerle orta ve uzun vadede verim almak mümkün değildir.

Her operasyon ve kar zarar tablosu fırsatlarla doludur. Analizleri doğru zamanda ve doğru olarak yapabilmek, zamanında bütceleri revize edip bunu oprasyona adapte edebilmek başarısını yakalayan bütün finans ve otel yöneticileri, uzun vadede israflarını azaltacak ve otellerini daha yüksek karlılıkla çalıştırmayı başaracaklardır.

Dinamik, kendini güncel tutan ve ileri görüşlü bir ekip mutlaka başarılı olacaktır. 

Barış Atasoy
MP Hotels CFO – Grup Finans Başkanı