Kongre ve Ziyaretçi Bürolarının işlevleri

Kongre ve Ziyaretçi Büroları bir şehri, bölgeyi veya ülkeyi tanıtmakla ve turizm ve seyahat stratejileriyle ilgili uzun dönemli işbirlikleri geliştirmekle yükümlüdür. Ziyaretçiler açısından kongre ve Ziyaretçi Büroları bir şehrin anahtarı konumundadır. Tarafsız olarak konvansiyon ve toplantı planlayıcılarına, tur operatörlerine ve ziyaretçilere hizmet veren resmi bir iletişim noktası konumundadırlar. Organizasyonlara yardımcı olmakta, temsil ettikleri destinasyonların tarihi, kültürel ve rekreasyonel alanlarının ziyaret edilmesini teşvik etmektedirler.

Kongre ve Ziyaretçi Bürolarının önemi, temsil ettikleri destinasyonların hizmetleri ve olanaklarıyla ilgili tarafsız bilgi sağlamalarından, konularında tek ve resmi temas noktası olmalarından ve destinasyonlarla ilgili tüm bilgileri ücretsiz olarak sunmalarından gelmektedir. Finansmanları üyelik aidatları, eğitim gelirleri ve varsa vergilerden ayrılan paylardan karşılanmaktadır. Organizatörler açısından Kongre ve Ziyaretçi Büroları hem zaman kazandırmakta hemde organizasyonlarla ilgili önemli noktalara dikkat çekmektedirler. Bazı Kongre ve Ziyaretçi Büroları organizasyon öncesi bulunduğu destinasyon için konaklama işletmelerinde yer olup olmadığı konusunda hatta yeme-içme ve eğlence hizmetlerinin temininde de yardımcı olabilmektedir.

Detay vermek gerekirse;

*Bir organizasyonla ilgili hazırlık ve detay planlarında,

*Konaklama işletmelerinden blok odaların temin edilmesinde,

*Bütçeye uygun ve en iyi hizmeti verebilecek konaklama işletmelerinin ve kongre merkezlerinin temininde,

*Katılımı arttırmak adına yapılacak etkinliklerde,

*Destinasyon tanıtımında,

*Organizasyon sorumlusu ile destinasyondaki resmi kurumlar arasındaki yazışmalar ve resmi izinler konusunda,

*İhtiyaç halinde trafiğe kapatılacak yollarla ilgili yazışmalarda,

*VIP konumundaki kişilerin organizasyona davet edilmesinde,

*Güvenlik ile ilgili hizmetlerin verilmesinde ve

*Yerel ulaşımın koordinasyonunda Kongre ve Ziyaretçi Bürolarının önemli katkıları olabilmektedir.

Kongre pazarında olası talepleri yönlendirebilmek anlamında Nord de France Kongre ve Ziyaretçi Bürosu da destinasyon denetimi, eğitimler, proje yönetimi, kongrelere ev sahipliği yapabilme anlamında hazırlıklara destek verme, farklı isteklere uygun lokasyon önerme, Bakanlıkça verilen Karşılama Resepsiyonlarını organize etme, önemli kuruluşların yönetim kurulu üyelerine complimentary odalarının temini, kongre anlamında halkla ilişkiler faaliyetlerinin yürütülmesi, tanıtım kitlerinin oluşturulması, ihtiyaç halinde kongre organizatörlerine finansal desteğin sağlanması gibi konularda destek vermektedir. Nord de France Kongre ve Ziyaretçi Bürosu hem bölgesel anlamda hem de Lille, Arras, Dunkirk ve Le Touquet bazında hizmet vermekte, farkındalık yaratmakta, toplantı taleplerini yönlendirmeye çalışmaktadır. Lille 2 milyonluk nüfusu, mutfağı, müzeleri, Paris, Brüksel ve Londraya yakınlığı, 115 adet otel ile dikkat çekerken,Arras tarihi ve festivalleri ile, Le Touquet doğal konumuyla ve Dunkirk plajları, renkli karnavalı ve yılda ortalama 6.5 milyon ziyaretçisiyle dikkat çekmektedir. Nord de France Kongre ve Ziyaretçi Bürosu kongre pazarında alışılmış ürün ve hizmetlerin sunumunda ötesine geçerek misafir memnuniyetini, tercihlerini baz alan, kongre pazarına yönelik görsel ve işitsel tanıtıma ağırlık veren bir yapıdadır. Halen ICCA, Destination Marketing Organization ve European Cities Marketing'in aktif üyesidir.

Prof. Dr. Akın Aksu

Akdeniz Üniversitesi

Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Yüksekokulu Müdürü