Nirvana Hotels, Veboni Otel İşletim Sistemi üzerinde kendi süreçlerine özel olarak geliştirdiği kalite yönetim altyapısıyla tüm kalite uygulamalarını tek bir dijital yapı altında bir araya getiriyor. Nirvana Hotels Kurumsal Standartlar ve Kalite Direktörlüğü’nün yönlendirmeleri doğrultusunda yürütülen çalışmalarla geliştirilen yeni sistem; doküman yönetimi, iç denetim, uygunsuzluk ve iyileştirme yönetimi, eğitim süreçleri ve raporlamanın bütünleşik biçimde yönetilmesini sağlıyor.
Nirvana Hotels, Kurumsal Standartlar ve Kalite Direktörlüğü’nün koordinasyonunda yürütülen çalışmalar kapsamında kalite yönetim süreçlerinde kapsamlı bir dijital dönüşüm gerçekleştirdi. Bu yeni yapı ile işletme genelindeki kalite uygulamaları daha izlenebilir, ölçülebilir ve sürdürülebilir bir yapıya taşındı. Veboni Otel İşletim Sistemi üzerinde oluşturulan yeni yapı, Nirvana Hotels’in kalite yönetim yaklaşımı, saha uygulamaları ve operasyonel ihtiyaçları doğrultusunda farklı süreçlerin merkezi bir işleyiş içerisinde birbirini beslemesini sağlıyor.
Projenin temelini, standart bir kalite yazılımının mevcut haliyle kullanılmasının ötesinde, Nirvana Hotels’in kendi kalite yönetim modelinin dijital ortama taşınması oluşturuyor. Bu kapsamda sistem; işletmenin uygulamaları, saha deneyimi, kurumsal standartları ve yönetim beklentileri doğrultusunda özel olarak kurgulandı ve geliştirildi. Doküman yönetimi, iç denetim, uygunsuzluk ve iyileştirme yönetimi, eğitim süreçleri ve yönetim raporlaması tek bir dijital yapı içerisinde bir araya getirilirken, akışların birbiriyle bağlantılı ilerlemesi sayesinde kalite yönetiminde merkezi ve sürdürülebilir bir veri altyapısı oluşturuldu.
Dokümanların yaşam döngüsü yönetiliyor
Yeni yapı kapsamında kalite dokümanlarının oluşturulmasından onaylanmasına, revizyonundan yayınlanmasına ve geçmiş versiyonlarının izlenmesine kadar tüm süreç sistem üzerinden takip edilebiliyor. Böylece yalnızca güncel dokümana erişim sağlanmakla kalınmıyor; bir dokümanın hangi aşamalardan geçtiği, ne zaman ve nasıl revize edildiği ve yayın süreçleri de kayıt altında tutuluyor. Bu yaklaşım, doküman yönetimini statik bir arşiv yapısından çıkararak izlenebilir ve kontrollü bir iş akışına dönüştürüyor.
İç denetimler doğrudan dijital sisteme aktarılıyor
Nirvana Hotels’in departman ve operasyonlarına özel olarak hazırlanan dijital denetim soru listeleri; ISO standartlarının ilgili maddeleri, yasal gereklilikler, operasyonel kriterler ve kurumsal standartlardan oluşuyor. Tablet üzerinden gerçekleştirilen iç denetimlerde saha bulguları dijital olarak kayıt altına alınıyor ve gerektiğinde fotoğraflı kanıtlarla desteklenebiliyor. Denetimler sırasında tespit edilen uygunsuzluklar ise ayrı bir manuel takip sürecine ihtiyaç duyulmadan doğrudan DİF (Düzeltici ve İyileştirici Faaliyet) sürecine aktarılabiliyor. Bu yapı sayesinde denetim, bulgu, aksiyon ve kontrol süreçleri birbirinden bağımsız kayıtlar olmaktan çıkarak aynı sistem içerisinde birbirini takip eden bütünleşik bir iş akışına dönüşüyor.
DİF yönetimi veriye dayalı bir yapıya dönüşüyor
Dijital dönüşümün önemli bileşenlerinden biri olan DİF sistemiyle, denetimler veya günlük operasyonlar sırasında tespit edilen uygunsuzluklar ve iyileştirme alanları; tespit, analiz, planlama, aksiyon ve kontrol/doğrulama aşamaları üzerinden uçtan uca izlenebiliyor. DİF modülü yalnızca uygunsuzlukların kaydedildiği ve aksiyonların takip edildiği bir araç olarak değil, aynı zamanda yönetim kararlarını destekleyen bir performans ve analiz sistemi olarak kullanılıyor.
Oluşturulan raporlama altyapısı sayesinde genel DİF performansı, tamamlanma oranları, açık ve geciken DİF’ler, departman ve tesis bazlı performans, uygunsuzlukların konu ve kaynak analizleri ile gerçekleştirilen faaliyetlerin etkinlik kontrolleri ölçülebilir hale geliyor. Elde edilen veriler, mevcut sorunların çözümünün yanı sıra tekrar eden uygunsuzlukların ve gelişim alanlarının belirlenmesine, iyileştirme süreçlerinin izlenmesine ve yönetim kararlarının veriyle desteklenmesine katkı sağlıyor.
Eğitim süreçlerinde merkezi ve çalışan bazlı takip
Dijital dönüşümün bir diğer önemli ayağını eğitim yönetimi oluşturuyor. Departmanların gerçekleştirmesi gereken eğitimler operasyonel ve yasal gereklilikler doğrultusunda standartlaştırılırken; eğitim planları, gerçekleşmeler, katılımlar ve eksik eğitimler sistem üzerinden çalışan bazında takip edilebiliyor. Bu yapı sayesinde eğitim süreçlerinde kişiye bağlı takipten merkezi ve sistemsel yönetime geçilirken, tesis ve departman bazındaki eğitim durumu da bütüncül olarak izlenebiliyor. Tesislerde görev alan Eğitim Temsilcileri ise Eğitim Departmanı ve İnsan Kaynakları ile departmanlar arasındaki koordinasyonu sağlayarak saha uygulamalarının devamlılığının ve sürdürülebilirliğinin sağlanmasında aktif rol üstleniyor.
Planlı ve proaktif kalite yönetimine geçiş
Nirvana Hotels’in Veboni Otel İşletim Sistemi üzerinde kendi süreçlerine özel olarak geliştirdiği kalite yönetim altyapısı, dijitalleşmeyi yalnızca mevcut dokümanların ve formların elektronik ortama aktarılması olarak ele almıyor. Yeni yönetim modeliyle; dağınık kayıtlardan merkezi veriye, kişiye bağlı takipten sistemsel yönetime, birbirinden bağımsız süreçlerden bütünleşik iş akışına, sonradan müdahaleden proaktif iyileştirmeye, yalnızca kayıt tutmaktan ölçüm, analiz ve veriye dayalı karar almaya doğru bütüncül bir dönüşüm gerçekleştiriliyor.
Bu yapı sayesinde kalite yönetimi, prosedürlerin ve kayıtların takip edildiği operasyonel bir fonksiyon olmanın ötesine geçerek; tesis ve departman performansının izlenebildiği, gelişim alanlarının belirlenebildiği ve sürekli iyileştirme süreçlerinin somut veriler üzerinden yönetilebildiği dinamik bir yapıya kavuşuyor.
Nirvana Hotels ve Veboni Otel İşletim Sistemi iş birliğiyle hayata geçirilen proje, hazır bir kalite yazılımının işletmeye uyarlanmasının ötesinde, Nirvana Hotels’in kendi kalite yönetim anlayışının ve operasyonel modelinin dijital ortamda yeniden kurgulanmasını temel alıyor. Böylece teknoloji, mevcut süreçlerin yalnızca dijital ortama taşınmasını sağlayan bir araç olmaktan çıkarak; kalite yönetiminin ölçülebilirliğini, izlenebilirliğini ve sürekli gelişimini destekleyen stratejik bir yönetim altyapısına dönüşüyor.
